Ewidencje pozabilansowe to dokumenty, w których ujmowane są występujące w jednostce zdarzenia gospodarcze, które pozostają bez wpływu na wartość przychodów i rozchodów oraz aktywów i pasywów. Ewidencje te mają jednak znaczenie ze względu na potrzeby sprawozdawcze, kontrolne i informacyjne. Dane z ewidencji pozabilansowych nie są umieszczane w bilansach zysków i strat, nie ma ich też w prowadzonych przez firmę rachunkach, znajdują się natomiast w dołączonych do tych dokumentów informacjach dodatkowych.
Na czym polega prowadzenie ewidencji pozabilansowej?
Prowadzenie ewidencji pozabilansowej nie jest obowiązkiem wynikającym z ustawy o rachunkowości. Nie ma w niej też wskazanych reguł, które dotyczą prowadzenia tego typu ewidencji. Przyjęte przez poszczególne jednostki zasady wynikają z zakładowych planów kont. Takie dokumenty są bowiem szczegółową dokumentacją, w której opisane są obowiązujące w jednostce zasady rachunkowości. Prowadzenie ewidencji pozabilansowej jest oczywiście jednym z elementów pełnej księgowości, wskazane w zakładowym planie kont konta pozabilansowe nie wchodzą jednak w zakres ksiąg rachunkowych. W zapisach ustawy o rachunkowości wskazane jest bowiem, że księgi rachunkowe obejmują tylko zbiory zapisów księgowych oraz obrotów i sald, które są częścią księgi głównej, dziennika, ksiąg pomocniczych, zestawień obrotów i sald oraz wykazu składników aktywów i pasywów. Tymczasem ewidencjonowane na kontach pozabilansowych operacje nie są ujmowane w dzienniku. Mają one jedynie charakter informacyjny i częściowo podlegają ujawnieniu w informacji dodatkowej.
Organizacja kont pozabilansowych
Konta pozabilansowe zazwyczaj są tworzone w grupie kont, która dotyczy określonych zdarzeń gospodarczych. W praktyce w adresach kont najczęściej na drugim miejscu jest cyfra 9, a na trzecim cyfra, która odnosi się do dalszej ewidencji szczegółowej. W praktyce zapisy związane ze zdarzeniami pozabilansowymi, które dotyczą środków trwałych, dokonywane są zazwyczaj w zespole 0, na kontach o numerze 09. Więcej na temat kont pozabilansowych opowiedział nam nasz rozmówca, specjalista i doradca klientów z Biura audytorsko-księgowego eKFK w Warszawie:
Wszystkie stosowane w jednostce konta pozabilansowe powinny mieć jednostronny zapis w ujęciu systematycznym. Wszystkie zapisy na kontach pozabilansowych mają nieco inny charakter niż zapisy na kontach księgi głównej. W tym przypadku bowiem nie obowiązuje już zasada podwójnego zapisu, w której wszystkie zdarzenia są równocześnie rejestrowane w dzienniku zdarzeń. W ewidencji pozabilansowej zapisy dokonywane są jednostronnie. Oznacza to, że dokonywane na kontach pozabilansowych zapisy zdarzeń są wprowadzane w ewidencji tylko po jednej stronie danego konta pozabilansowego.
Rodzaje kont pozabilansowych
Konta pozabilansowe muszą być właściwie zaplanowane i odnosić się do określonych zdarzeń gospodarczych. Kształt kont pozabilansowych zazwyczaj jest następujący:
- Konto 09-0 – Obce środki trwałe.
- Konto 09-1 – Środki trwałe w likwidacji.
- Konto 29-1 – Zobowiązania warunkowe.
- Konto 39-3 – Niskocenne składniki majątku.
