5  zasad efektywnej pracy

5 zasad efektywnej pracy

Często odczuwasz zmęczenie w trakcie lub pracy? Zdarza Ci się zapominać o jakimś zadaniu lub spotkaniu? Pijesz w ciągu dnia więcej kawy niż wody? Uważasz, że masz dużo pracy, dlatego nie masz czasu odpoczywać i robić sobie przerw? Czy odczuwasz ostatnio spadek efektywność? Jesteś rozdrażniony i zestresowany w pracy?

Jeśli na większość pytań odpowiedziałeś tak, to może oznaczać, że przyszedł właśnie czas, aby zadbać o siebie i o swoją efektywność pracy. Poniżej znajdziesz 5  zasad efektywnej pracy, które pomogą Ci działać mądrzej, szybciej i lepiej.

Notuj, aby odciążyć swój umysł.

W ciągu miesiąca dociera do nas tyle informacji, ile nasi dziadkowie przetwarzali w ciągu całego swojego życia. To pokazuje jaka jest skala konsumowanych przez nasz mózg danych różnego rodzaju. Jeśli dołożymy do tego codzienne zadania, obowiązki, telefony i maile, zaczyna się robić naprawdę gorąco.

Uważasz, że jak będziesz zapamiętywać listę rzeczy do zrobienia to rozwiniesz swoją pamięć? Nic bardziej mylnego. Im więcej informacji musi cały czas przetwarzać nasz mózg, tym bardziej tracimy na jakości myślenia.

Zamiast zapamiętywać, wybierz jedno miejsce do notowania. Ważne, żeby to było użyteczne dla Ciebie. Nieważne, czy będzie to notatnik papierowy czy elektroniczny. Przeglądaj swój notatnik minimum 1 raz w tygodniu i od razu podejmuj decyzję co zrobisz z danym zadaniem/tematem. Możesz je zaplanować w kalendarzu, wydelegować, przerzucić do archiwum lub miejsca pt. „być może kiedyś” albo w ogóle wykreślić.

Planuj, ale nie cały dzień.

Spójrz na swój kalendarz, przyjrzyj się zadaniom i spotkaniom, które masz wpisane na najbliższy tydzień. Czy Twój grafik jest wypełniony po brzegi od 8.00 do 17.00, albo od 9.00 do 19.00? A jeśli tak, jak często zdarza się, że dzieje się coś nieoczekiwanego i nie realizujesz swojego planu?

Przekonanie, że zrobimy wszystko co zaplanowaliśmy jest dużą pułapką – nie mamy, jak nam się wydaje, aż tak bezpośredniego wpływu na codzienne wydarzenia.

Zrób sobie pewien eksperyment. W ciągu najbliższego tygodnia zaplanuj maksymalnie 60% czasu, a 40% zostaw na rzeczy nieoczekiwane. Może jakiś klient przesunie Ci spotkanie, może ktoś nie przyśle Ci raportu na czas i będziesz musiał czekać ze swoją prezentacją, a może dokumenty, które miałeś napisać, nie zajmą Ci 2 godzin, tylko 4.

Jeśli zrobisz wszystko z tych zaplanowanych 60%, to świetnie! Wtedy będziesz mieć czas na nadrobienie kolejnych zadań, a one przecież zawsze się znajdą.

Jeśli natomiast zaplanujesz sobie wszystko na maksimum możliwości doby, a coś po drodze Ci się wysypie, może Cię dopaść frustracja, która raczej obniży Twoją efektywność pracy.

Rano rób rzeczy najważniejsze.

Do godziny 13.00-14.00 nasz umysł pracuje najbardziej efektywnie. Dlatego, gdy czeka Cię wymagający dzień, ustal konkretnie jakie priorytety masz do wykonania do południa. Wiem, że nie zawsze będą to rzeczy najprzyjemniejsze, ale im szybciej je zrealizujesz, tym szybciej odczujesz ulgę. Po południu i wieczorem wykonuj zadania raczej odtwórcze, mechaniczne, które nie wymagają od Ciebie dużych pokładów kreatywności. Wtedy też zostaw sobie czas na zadania dodatkowe, które możesz, ale nie musisz zrobić danego dnia.

Jeśli masz większą efektywność pracy po 16.00 – 17.00, zaplanuj sobie wtedy zadania, przy których przyda się twórcze myślenie. Bez względu na to, jaki masz rytm, pamiętaj, że nie jesteśmy cały czas tak samo aktywni. To jest fizycznie niewykonalne.

Blokuj swój czas, czyli rób tylko jedną rzecz w jednym czasie.

Kiedy planujesz swój dzień zastanów się, które godziny będą najlepsze na wykonanie telefonów, które na odpisanie na maile, które godziny będą dobre na spotkania. Może wygodniej będzie dla Ciebie na przykład jeden dzień przeznaczyć tylko na pracę na komputerze, aby nie rozpraszać się spotkaniami? A może dobrze będzie, jeśli w ciągu dnia będziesz mieć 3 bloki po 1 godzinie, kiedy odpisujesz na maile i robisz tylko to?

W książce „Taka praca nie ma sensu” Tony Schwartz powołuje się na pewne badania, które zostały przeprowadzone na kierowcach tirów. Proszono ich, aby w trakcie jazdy pisali kilkuwyrazowego smsa, a następnie sprawdzano na jak długo tracą wzrok w trasie. Okazało się, że kilkuwyrazowy sms zabiera wzrok na około 100 metrów.

Nasz umysł potrzebuje dużo czasu, aby przełączać się pomiędzy zadaniami w tym samym czasie. To tak, jakbyś skończył czytać książkę w połowie rozdziału i potem, wracając do niej, musiałbyś przeczytać przynajmniej kilka zdać wstecz, aby przypomnieć sobie o co chodziło. Podobnie jest, kiedy pisząc maila do jednego klienta odbierasz telefon od innego klienta, robisz notatki na temat przyszłego spotkania, a następnie wracasz do tego pierwszego maila i już nie pamiętasz o czym on był.

Multitasking to przekłamanie. Jesteśmy wielofunkcyjni, ale jesteśmy jednozadaniowi, jeśli chodzi o wykorzystanie naszych zmysłów w pracy. Oczywiście, teoretycznie potrafimy rozmawiać przez telefon, prowadzić samochód, zastanawiać się nad najlepszym rozwiązaniem w tej sytuacji, ale… czy na pewno to wszystko jest efektywne i na najwyższym poziomie jakości?

Sprawdź co się stanie z prędkością Twojej pracy, gdy zaczniesz robić naprawdę jedną rzecz w jednym czasie. Może się okazać, że wystawisz fakturę w 3 minuty, a nie w 20, jeśli nie będziesz w międzyczasie rozmawiać przez telefon.

Zadbaj o swoje ciało, bo jest Ci potrzebne do efektywnej pracy.

Coraz częściej pracodawcy zaczynają zauważać, że efektywność pracy jest zależna od tego w jakiej kondycji fizycznej są pracownicy. Nie da się zmienić wszystkiego naraz, dlatego wybierz sobie jedną rzecz, którą zmienisz w ciągu najbliższego miesiąca:

  • Sen – dorosły człowiek potrzebuje od 7 do 8 godzin snu na dobę. Ważne, aby usnąć między godziną 21 a 24, ponieważ wtedy wytwarza się (pod warunkiem totalnej ciemności) melatonina. To ona odpowiada za regenerację organizmu i wpływa na naszą efektywność w ciągu dnia.

  • Woda – ludzki mózg składa się z około 80% wody, a całe ciało z około 60-65%. Wydaje się więc logiczne, że jeśli jesteśmy odwodnieni to spadają funkcje naszego organizmu, a przez to też efektywność pracy. Kiedy jesteśmy odwodnieni na poziomie 1% wody spada nam sprawność fizyczna i umysłowa. Kiedy odwodnienie osiąga 2-3% czujemy zmęczenie i spadek sił. Ciekawe jest jednak to, że pragnienie odczuwamy dopiero przy odwodnieniu na około 2%. Jeśli nie pijesz regularnie wody, jest szansa, że stale narażasz się na odwodnienie. Gdy chce Ci się spać, zamiast kawy wypij wodę, bo może to oznaczać, że odwodnienie osiągnęło poziom 3%. Na 1 filiżankę kawy powinno uzupełniać się około 1,5 szklanki wody.

  • Jedzenie – aby mieć energię do działania potrzebujemy jeść pełnowartościowe białko i węglowodany złożone. Jeśli jemy batoniki, ciastka, białe pieczywo, wtedy dajemy sobie chwilowy zryw, ale nie dostarczamy odpowiedniego pożywienia, a w efekcie szybko się wypalamy i spada nam efektywność pracy. Różne szkoły mają różne podejścia do częstotliwości jedzenia. Niektóre twierdzą, że należy jeść 3 posiłki dziennie, niektóre, że 5. Jeśli nie wiesz co jest dla Ciebie dobre, wybierz się do dietetyka, aby pomógł Ci ułożyć Ci dietę adekwatną do Twojego stylu pracy i życia. Nie musisz być specjalistą we wszystkim, sprawdź, jak może pomóc Ci taki ekspert.

  • Przerwy – Nasz umysł pracuje w cyklach 90-120 minutowych. Oznacza to, że mniej więcej po takim czasie spada nasza koncentracja. Jeśli spędzasz 4-5 godzin przy komputerze lub na spotkaniach bez przerw, Twoja praca przestaje być efektywna. Zamiast wmawiać sobie, że nie masz czasu odpoczywać, lepiej nastaw sobie budzik, który przypomni Ci o tym, że czas na przerwę. Pójdź zrób sobie dobrą herbatę, napij się wody, zjedz pełnowartościowe jedzenie, albo przejdź się chociaż na 10 minutowy spacer. Jeśli zużywasz swoją energię to musisz ją również regenerować. Bez tego będziesz jechać po prostu na oparach, a one i tak w końcu się wyczerpią.

Nie da się zmienić wszystkich nawyków od razu. Dlatego wybierz sobie jedną zasadę, która uważasz, że jest Ci szczególnie potrzebna do wdrożenia i zacznij ją stosować.

Mogą Ci w tym pomóc odpowiedzi na poniższe pytania:

– Po co chcę stosować ten nowy nawyk?

– Jakie będą z tego korzyści?

– Jaki rytuał będzie mi przypominał o nowym nawyku? Jak to będę robić?  Np. Budzik o 19.30 ze czas zjeść ostatni posiłek albo budzik rano, który przypomni mi o śniadaniu.

– Kiedy będę wprowadzać ten nowy nawyk? W jakich dniach, o jakich godzinach? Jak dużo daję sobie czasu na wprowadzenie tego nawyku? Są opinie, że na wprowadzenie nawyku potrzebujemy od 21 do 30 dni. Ale nie zawsze to się zgadza. Niektóre nawyku potrzebują mniej czasu, niektóre więcej. To wszystko zależy od tego, jak głęboko mamy zakorzeniony stary nawyk oraz jak jest to poważna zmiana.

– Jakie przeszkody mogę spotkać przy wprowadzaniu nawyku? Co mi może zagrozić?

– Co mi pomoże zlikwidować te nawyki?

– Jaką dam sobie nagrodę za wprowadzenie nawyku? Co będzie adekwatne wobec zmiany, którą wprowadzę?

– Od czego zacznę? Jakie będą moje pierwsze 3 kroki?

– Komu o tym powiem, aby mnie w tym wspierał?

Powodzenia!